Projekt grantowy dla gmin na przeprowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami dokumentów z zakresu planowania przestrzennego
„Wspólny plan”
ODPOWIEDZI NA NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
Do kiedy należy składać wnioski aplikacyjne w projekcie?
Nabór prowadzony jest w trybie ciągłym rundami. I runda naboru kończy się 1 sierpnia, II runda naboru kończy się 10 września. Wnioski należy składać na adres partycypacja@wise-europa.eu lub na adres biura Fundacji WiseEuropa ul. Królewska 2/26, 00-065 Warszawa. Formularz aplikacyjne i pełna dokumentacja niezbędna do aplikowania są dostępna na stronie www.wise-europa.eu/wspolny-plan. Nabór jest prowadzony aż do momentu wyłonienia minimum 20 gmin.
Kto odpowiada za nabór?
Za nabór odpowiada Fundacja WiseEuropa z Warszawy, która jest liderem projektu i realizuje go w partnerstwie z Fundacją Stabilo z Torunia, w ramach umowy z Ministerstwem Inwestycji
i Rozwoju. Projekt jest bliźniaczy do projektu „Partycypacja w planowaniu i również jest realizowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach POWER 2014-2020, Działania 2.19.
Jaką kwotę grantu może otrzymać gmina, która zakwalifikuje się do udziału w projekcie?
Średnia kwota grantu, którą można otrzymać w naszym projekcie to 33 tys zł. Konkretna kwota, która ostatecznie zostanie przyznana gminie na etapie realizacji projektu, będzie zależna m.in. ilości etapów konsultacji, które gmina będzie realizować, jak również od stopnia skomplikowania tematu konsultacji, ilości wykorzystanych narzędzi konsultacyjnych czy wreszcie specyfiki grup docelowych. Możliwa jest sytuacja, gdy jedna gmina otrzyma grant w wysokości np. 20 tys zł, a inna gmina – 60 tys zł. Każdy uczestnik Projektu jest traktowany indywidualnie. Jednak wszystkie wydatki zaplanowane przez gminę i składające się na łączną kwotę grantu, o jaki gmina się ubiega, muszą być racjonalne i uzasadnione.
Jakie są przykładowe wydatki, które można sfinansować z grantu?
W poprzedniej edycji gminy wydatkowały przyznany grant m.in. na: dodatki dla swoich pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie konsultacji np. poza godzinami pracy czy w weekendy, catering, wynajęcie sali, zatrudnienie mediatora, moderatora, animatorki dla dzieci, wynajęcie autokaru, zakup namiotów konsultacyjnych, rzutników, laptopów, aparatów fotograficznych, nagrzewnic do namiotów, krzeseł i stołów, wyposażenie kącika dla dzieci, przygotowanie i wydruk plakatów, ulotek, listów do mieszkańców, przeprowadzenie ankiet wśród mieszkańców i turystów, stworzenie strony www, filmu o konsultacjach, makiety terenu, wydruków wielkoformatowych, zakup zdjęć satelitarnych, rejsy katamaranem. Zachęcamy też do zapoznania się z publikacją zawierającą dobre praktyki z poprzedniej edycji projektu „Dobre konsultacje dobry plan”, która jest dostępna na www.stabilo.org.pl/wp-content/uploads/2018/11/dobre-konsultacje-dobry-plan.pdf
Czy udział w projekcie jest dla gmin bezpłatny?
Tak. Udział w projekcie jest w całości bezpłatny, tzn. gminy, które zostaną zakwalifikowane do projektu nie muszą pokrywać żadnych opłat. Wsparcie ekspertów podczas całego procesu konsultacji oraz trzydniowe warsztaty dla pracowników urzędu są całkowicie bezpłatne (pokrywane są koszty zakwaterowania, a koszt dojazdu na warsztaty jest zwracany).
Jakie są kryteria naboru gmin?
Kryteria dzielą się na formalne, których niespełnienie może oznaczać podstawę nieprzyjęcia gminy do projektu i są to m.in.
– informacja o dokumencie planistycznym, który poddany zostanie konsultacjom,
– informacje o tematyce/przedmiocie konsultacji, w tym planowanym przeznaczeniu obszarów objętych dokumentami planistycznymi,
– zobowiązanie do realizacji procesu konsultacyjnego z wykorzystaniem co najmniej czterech narzędzi (technik) konsultacyjnych,
– informacja o liczbie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w trakcie sporządzania w gminie, których czas sporządzania jest dłuższy niż 3 lata,
– informacja o posiadaniu przez Gminę uchwały Regulaminu konsultacji społecznych,
– wyznaczenie minimum 1 pracownika ze strony gminy odpowiedzialnego za proces konsultacji
0raz Kryteria punktowane, tj.
– informacja o typie gminy.
– Informacja o zmianie liczby ludności w gminie na przestrzeni lat 2014-2017
– Informacje o stanie pokrycia miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego (MPZP)
– Informacje o stopniu pokrycia miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego (MPZP) uchwalonymi w oparciu o nieobowiązujące już przepisy
– Informacje o wydanych na terenie gminy decyzjach o warunkach zabudowy
i zagospodarowania terenu
Każda z gmin może uzyskać maksymalnie 13 pkt.
Pełna lista i informacja o kryteria nabory znajduje się w Procedurach naboru.
Od którego momentu gmina ma 3 miesiące na przyjęcie uchwały o przystąpieniu do planu lub studium?
3 miesiące, zgodnie z procedurami liczą się od momentu deklaracji udziału w projekcie, którą jest aplikacja, którą gminy składają ubiegając się o grant.
Jaki jest harmonogram działań w ramach projektu?
Gminy składają aplikację ubiegając się o grant w określonych rundach naboru. Zgodnie z procedurami projektu do po zamknięciu każdej rundy Zespół Ekspertów oceniający aplikacje ma 20 dni na przedstawienie listy rankingowej gmin. Po publikowaniu list będziemy kontaktować się z wybranymi gminami. Kolejnym krokiem będzie podpisanie umowy udziału w projekcie oraz umówienie terminu warsztatów.
W ramach warsztatów gmina wypracuje Indywidualny Plan Konsultacji (IPK) wraz z harmonogramem kosztowo-finansowym, który po akceptacji przez Zespół Ekspertów zostanie załączony jako załącznik do umowy i na tej podstawie, zgodnie z harmonogramem, będą gminie wypłacane środki w czasie realizacji grantu.
Gmina realizuje swój grant zgodnie z harmonogramem zapisanym w IPK. Najpóźniej
do 31 czerwca 2021.
Co to jest Indywidualny Plan Konsultacji (IPK) ?
Jest to szczegółowy scenariusz konsultacji, przygotowany w sposób modelowy i obejmujący wszystkie etapy konsultacji – od diagnozy po ewaluację. IPK przedstawia problematykę terenu objętego konsultacjami oraz zawiera szczegółowy opis podejmowanych działań, zastosowanych narzędzi i metod konsultacji. W odniesieniu do planowanych działań, w IPK określa się wskaźniki realizacji poszczególnych etapów konsultacji, z których realizacji gmina będzie zdawać sprawozdania. Istotnym elementem IPK jest szczegółowy harmonogram rzeczowo-finansowy, który obejmuje wszystkie wydatki, jakie gmina poniesie w związku z przeprowadzeniem procesu konsultacji.
Indywidualny Plan Konsultacji stanowi załącznik do umowy udziału gminy w Projekcie i stanowi podstawę do wypłaty grantu.
Jakie przykładowe metody i technik konsultacji społecznych będą stosowane przez gminy
w ramach realizacji grantu?
Poniższe załączniki dają przykłady technik i narzędzi, które można stosować w partycypacji społecznej.
W którym momencie gmina otrzyma grant?
Grant będzie wypłacany w transzach zgodnie z harmonogramem zawartym przez gminę
w Indywidualnym Planie Konsultacji. Wypłata pierwszej transzy nastąpi w momencie, zgodnie
z harmonogram, gdy gmina będzie musiała rozpocząć wydatkowanie środków w związku
z zaplanowanymi przez siebie działaniami.
Jak wygląda sprawozdawczość i rozliczanie grantu?
Granty rozliczane są na dwóch etapach:
- podczas bieżącej realizacji IPK, na podstawie zrealizowanych etapów IPK. Etapy IPK wyszczególnione są w harmonogramie rzeczowo-finansowym i polegają na osiągnięciu efektów cząstkowych prowadzących do osiągnięcia celu głównego projektu;
- na zakończenie realizacji projektu grantowego poprzez weryfikację, czy Gmina zrealizowała pełen etap/dwa pełne etapy konsultacji społecznych, do których zobowiązał się w umowie grantowej i zrealizował tym samym określone w Indywidualnym Planie Konsultacji wskaźniki.
Rozliczenie przez Zespół Ekspercki przekazanego grantu lub transzy przekazanego grantu następuje poprzez weryfikację i potwierdzenie realizacji zadań przewidzianych w Indywidualnym Planie Konsultacji oraz na podstawie efektów uzyskanych w ramach realizacji IPK.
Fundacja nie weryfikuje dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją przez Gminę grantu.
Jakie gminy brały udział w poprzedniej edycji projektu?
I edycja – Barciany, Biały Bór, Biesiekierz, Bisztynek, Braniewo, Cedynia, Chełmża, Ciechocin, Czarna Dąbrówka, Dobre Miasto, Drawno, Grudziądz, Gryfin, Gryfino, książki, Kurzętnik, Lidzbark, Lisewo, Płużnica, Potęgowo, Pyrzyce, Skórcz, Szubin, Tuchomie, Zbójno.
II edycja – Bielsk Podlaski, Bojadła, Braniewo, Dobrodzień, Dynów, Giżycko, Miasto Gniezno, Gruta, Krzeszyce, Książ Wielkopolski, Kutno, Mokobody, Mełgiew, Nowy Kawęczyn, Olecko, Piastów, Przecław, Radomsko, Sadki, Stare Czarnowo, Staszów, Zduny.
Jak wygląda regulamin konsultacji społecznych gminy?
Przykładowy dokument dostępny jest tutaj:
https://partycypacjaobywatelska.pl/wp-content/uploads/2015/12/3_konsultacje_regulaminy.pdf
Dlaczego warto przystąpić do Projektu?
Doświadczenia wielu gmin, związane z prowadzeniem konsultacji społecznych, bywają trudne. Część gmin boryka się z problemem niewielkiej aktywności mieszkańców w życiu społecznym. Inne gminy mają za sobą trudne doświadczenia konsultacji, które zdominował otwarty konflikt.
Celem Projektu „Wspólny Plan” jest nie tylko udzielenie gminom wsparcia finansowego, choć jest to oczywiście bardzo ważne – ułatwia gminom przeprowadzenie konsultacji i uatrakcyjnia je w oczach mieszkańców. Celem Projektu jest przede wszystkim udzielenie gminom wsparcia merytorycznego w zakresie modelowego prowadzenia konsultacji i właściwego doboru narzędzi konsultacyjnych, wskazanie nowych rozwiązań i możliwości, zainspirowanie do prowadzenia dialogu z mieszkańcami w inny sposób – często poza murami urzędu. Dzięki temu dialog z mieszkańcami może okazać się znacznie łatwiejszy.
